Formación inicial del voluntariado
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| Estructura básica | |
| Roles de la coordinación | |
| Tareas de la coordinación | |
| Perfil del / la coordinador/a | |
| Reforzadores del / la voluntario/a |
Estructura básica de todo voluntariado organizado
Nos referimos ahora a la estructura organizativa interna de todo grupo de voluntarios para que funcione correctamente, con independencia de que esté o no constituido legalmente como asociación autónoma o dependiente de una entidad. En este apartado vamos a ver lo que hace que el voluntariado funcione. Sea cual sea su estructura jurídica, todo grupo de voluntarios en funcionamiento, tiene una estructura real y práctica, aunque no la viva de forma consciente. Para hacerla más comprensiva proponemos visualizarla con la imagen de un triángulo.
Triángulo básico: Usuario, Voluntario, Coordinador
Como se ha podido detectar, en el funcionamiento real de todo grupo de voluntarios, emerge este triángulo básico que, aunque solo sea conceptualmente, es conveniente tener muy claro.
Si la presencia del usuario y del voluntario puede resultar evidente e indiscutible, la figura del coordinador no siempre está tan clara. En este sentido basta decir que, además de las motivaciones que tengan los propios voluntarios, el verdadero motor de un servicio de voluntariado es el coordinador.
Éste conoce plenamente las potencialidades de cada voluntario y las necesidades de cada usuario, siendo además portavoz de la filosofía de la entidad patrocinadora del servicio, razones por las que se le puede considerar como la figura clave, que actúa como puente entre unos y otros, asegurando una buena comunicación que garantice una satisfactoria coincidencia entre los objetivos y las realidades alcanzadas.
Como podemos ver en el esquema del cuadro siguiente, el voluntario se ofrece (1) a la entidad (coordinador), manifestando sus deseos de realizar una actividad voluntaria; por su parte el usuario, demanda (2) algún tipo de servicio; el coordinador, una vez que conoce la oferta o disponibilidad del voluntario y las demandas del usuario, estudia las compatibilidades, determina el voluntario/s más idóneo para cada demanda, comunicándolo tanto al voluntario como al usuario (3) y activando el servicio (4) con la información y consentimiento previo de voluntario y usuario. A partir de ese momento, comienza el seguimiento ordinario en el que se da la comunicación tanto entre voluntario usuario como entre ambos y el coordinador (5).
Pasamos ahora a describir el perfil de los tres vértices de este hipotético triángulo con el que pretendemos describir el esquema básico de funcionamiento de todo grupo organizado de voluntarios.
a) Usuario
Es la persona, entidad o colectivo que recibe el servicio. El usuario no tiene por qué ser sólo una persona física. Puede ser una entidad que demanda el servicio del voluntario para un proyecto en el que no existen unos destinatarios directos de la actuación del voluntario, por ejemplo un programa de la Agencia del Medio Ambiente o la colaboración con una O.N.G. para el desarrollo de proyectos en los países empobrecidos. Puede ser también un colectivo, como cuando se organiza una actividad en el barrio para la comunidad o para un grupo determinado.
El usuario puede solicitar el servicio, pero también puede ofertárselo el coordinador o un profesional, de acuerdo con el coordinador. El usuario expone sus necesidades y, cuando se le asigna un servicio, tiene derecho a plantear modificaciones, hacer sugerencias, críticas e, incluso, las reclamaciones que considere necesarias, si la realización del servicio fuera incorrecta.
También tiene derecho a que se respeten sus ideas, y a que se tengan en cuenta las limitaciones, si las hubiere, de su situación. Así mismo tiene el deber de colaborar con el voluntario para que éste realice su labor de forma eficiente y satisfactoria.
b) Voluntario
Es la persona, en nuestro caso mayor, que realiza el servicio, de acuerdo a su disponibilidad temporal, previamente determinada, de acuerdo también a las actividades elegidas, dentro de la variabilidad que le ofrece la entidad promotora del proyecto y en consonancia con las especificaciones concretas del programa del que se trate. Mantiene una relación permanente con el coordinador, bien para informarse de posibles modificaciones en el servicio, o para comunicar, por su parte los avances o dificultades que se producen en la relación constante con el usuario. De sus características, derechos y deberes, ya hemos hablado suficientemente en puntos anteriores.
c) Coordinador
Decimos que es figura clave porque, sin quitar la importancia que tiene la disponibilidad del voluntario, el coordinador es la persona que hace posible la relación armónica y satisfactoria entre voluntario y usuario a la vez que es verdadero impulsor en el funcionamiento diario de cualquier proyecto y servicio.
El papel del coordinador es tan importante y rico en matices, que vamos a dedicar un apartado específico en el que veremos en primer lugar los roles generales que le son propios, para después concretar las tareas más importantes que debe realizar y dar algunos matices sobre el perfil aconsejable para ejercer la coordinación.
Coordinador
Decimos que es figura clave porque, sin quitar la importancia que tiene la disponibilidad del voluntario, el coordinador es la persona que hace posible la relación armónica y satisfactoria entre voluntario y usuario a la vez que es verdadero impulsor en el funcionamiento diario de cualquier proyecto y servicio.
El papel del coordinador es tan importante y rico en matices, que vamos a dedicar un apartado específico en el que veremos en primer lugar los roles generales que le son propios, para después concretar las tareas más importantes que debe realizar y dar algunos matices sobre el perfil aconsejable para ejercer la coordinación.
Roles, tareas y perfil del coordinador
Roles generales del coordinador:
§ Informador: del exterior hacia el grupo.
§ Receptor/difusor: de ideas e iniciativas dentro del grupo.
§ Moderador: garantía de participación para todos.
§ Orientador: cuando surgen interrogantes.
§ Aglutinador del grupo.
§ Impulsor/estimulador: de personas, grupos, proyectos.
§ Facilitador: de tareas, de los materiales necesarios, de estrategias.
§ Relacionador: interno (entre los voluntarios) y externo (otros grupos).
§ Entrenador: en habilidades para determinadas tareas.
§ Iluminador: ante nuevas realidades, nuevas demandas, nuevos caminos
§ Anticipador: se puede decir que “va por delante” del grupo.
§ Generador de ideas nuevas.
§ Planificador: de objetivos y actividades.
§ Evaluador: de programas...
Las tareas más importantes de todo coordinador son:
§ Elaborar proyectos o conocer en profundidad aquellos que le encomienden sus superiores.
§ Conocer las peculiaridades del entorno (personas, organismos, colectivos, costumbres, etc.) relacionadas con el/los proyecto/os en los que esté trabajando.
§ Seleccionar las personas que quieren ser voluntarias: acoger sus motivaciones; contrastarlas con los principios del voluntariado; darles información de la entidad, en general; de las actividades de voluntariado que en ella pueden realizar; orientarles, tanto si se quedan como si no; conocer las preferencias y disponibilidad de los candidatos que quieren hacerse voluntarios, así como las potencialidades de los mismos.
§ Organizar la formación inicial y continua de los voluntarios.
§ Recibir, estudiar y ordenar las demandas de los usuarios.
§ Cumplimentar los documentos pertinentes para una buena coordinación: compromiso del voluntario con la entidad, ficha personal del voluntario, carné de voluntario, renovarlo cuando sea necesario, dar de alta en el seguro, ficha de demanda de servicios de usuarios…
§ Informar a los usuarios de las características y posibilidades del voluntariado: gratuidad, organización, seguro, actividades realizables por los voluntarios, ejemplos de actividades que no podrán realizar los voluntarios.
§ Informar a los voluntarios antes de iniciar cada servicio, de las características del mismo, así como de las peculiaridades del usuario que lo va a recibir, explicar con cierto detalle la actividad o actividades concretas que habrá de realizar, y todo cuanto pueda redundar en la mayor fluidez y eficiencia del servicio.
§ Poner en marcha servicios, compatibilizando las demandas de cada usuario con la disponibilidad del voluntario asignado, acompañar al voluntario la primera vez y presentar al usuario, informar al voluntario y usuario de su horario de disponibilidad, como coordinador, y las formas de contactar con él.
§ Hacer el seguimiento inmediato -del comienzo- y ordinario -posterior- de cada caso e introducir los ajustes necesarios para garantizar el equilibrio entre las posibilidades del voluntario y las necesidades del usuario y la satisfacción de ambos.
§ Mantener, de manera programada o a demanda de los voluntarios, contacto personal continuo para el seguimiento, así como reuniones y encuentros, para compartir experiencias, impartir temas de formación permanente, intercambiar informaciones, introducir modificaciones de carácter general, evaluar, y estimular la labor de los voluntarios.
§ Fijar, de acuerdo con los voluntarios la periodicidad de las reuniones así como la hora habitual en que se celebrarán, el lugar, preparar el orden del día de las reuniones, convocarlas y moderarlas.
§ Mantener un contacto estable con los profesionales relacionados con los servicios de los voluntarios para modular esta intervención como complemento de los primeros y facilitar la colaboración mutua.
§ Velar por la fidelidad de las actuaciones a los principios del voluntariado, a los objetivos y naturaleza del proyecto y a los principios de la asociación o entidad de quien dependa.
§ Hacer de enlace para las comunicaciones entre los voluntarios y la entidad, cuando se trate de un voluntariado dependiente de una organización promotora, gestionando los acuerdos adoptados en las reuniones de voluntarios.
§ Facilitar la comunicación, intercambio y cooperación con otros grupos de voluntarios y con las entidades relacionadas con los servicios que se presten.
§ Mantener actualizado el fichero de datos tanto de voluntarios y usuarios como de otros recursos, de manera que se puedan utilizar como un instrumento válido para el trabajo organizado.
§ Recoger los datos necesarios para elaborar una memoria anual de los servicios realizados y de la evolución del proyecto.
§ Dar cuenta de los resultados del voluntariado que coordina ante la Junta Directiva (si se trata de una Asociación autónoma) o ante la entidad (cuando se trate de un voluntariado dependiente de otra entidad promotora).
El coordinador puede ser un voluntario que cuente con más tiempo que otros o con el tiempo necesario para ejercer la coordinación. Pero esta opción solo es válida al principio de un proyecto, porque cuando su dimensión adquiere un alcance importante, es necesario contar con un coordinador profesional con la remuneración adecuada a su categoría y al tiempo de dedicación. En cualquier caso, tanto si se trata de un voluntario con más disponibilidad o de un profesional, no todas las personas valen para esta función que, como hemos dicho, es clave para el funcionamiento del voluntariado.
El coordinador debe reunir los siguientes requisitos:
§ Formación: que implica conocer la filosofía del voluntariado (los principios, objetivos, derechos, deberes, legislación, lugar y papel del voluntariado en la sociedad, posibilidades y limitaciones…). No siempre se encuentran personas ya formadas en todos estos aspectos por eso, antes de empezar, el coordinador debe formarse en todos los contenidos que acabamos de especificar.
§ Creer en la solidaridad: es, o debería ser, el primero o uno de los primeros requisitos a considerar en todo posible candidato para coordinador, porque no es suficiente con “saber” lo que es el voluntariado. Todo coordinador también debería “creer”, estar convencido, del valor de la solidaridad.
§ Capacidad de liderazgo: además, debe saber dirigir o, al menos, debe tener capacidad para aglutinar, organizar, coordinar, moderar, ilusionar… grupos de forma eficiente. Hay personas que “saben” y “creen” en el voluntariado pero si se les pone al frente de un grupo sin las capacidades que acabamos de nombrar, su trabajo resulta muy ineficaz, los voluntarios se enfrían, poco a poco el grupo viene a menos y corre el riesgo de desaparecer.
§ Conocimiento y sintonía institucional: el coordinador tampoco puede ir por libre respecto a la institución de la que depende, ya sea una entidad exclusiva de voluntarios o una entidad superior que los promueve y patrocina. Porque el coordinador es también el nexo de unión entre los voluntarios y la junta directiva de la asociación, o el gerente del Centro… y eso requiere conocer la institución, sus planteamientos, los motivos que le hacen apostar por el voluntariado… A la vez debe ser capaz de transmitir a los voluntarios el sentir de la institución y viceversa.
§ Habilidades sociales para interactuar con todos: ya hemos dicho que uno de los roles del coordinador consiste en ser relacionador entre voluntarios, usuarios, profesionales, responsables de instituciones, directivos de la propia entidad… y esa multiplicidad de relaciones requiere capacidad de captar cada situación en su simplicidad o complejidad y gestionarla con objetividad, ecuanimidad, equilibrio, asertividad… Un coordinador con estas habilidades será capaz de trabajar en red, aprovechar complementariedades, buscar alianzas, resolver conflictos…
§ Capacidad de escucha y de acogida: especialmente con los usuarios en situaciones carenciales y en general con los voluntarios, porque la persona de contacto, el referente, la única cara conocida de cada voluntario y de cada usuario, no es otra que la del coordinador, de ahí la importancia de practicar ambas actitudes en el ejercicio de sus funciones.
§ Agilidad en la búsqueda de recursos: cuando existe participación, los voluntarios hacen propuestas que es necesario gestionar desde su formulación hasta la ejecución y esto implica en primer lugar la capacidad para entender el contenido y alcance de cada iniciativa (lo que se tiene y lo que no), y en segundo lugar la capacidad para buscar los medios que faltan, establecer los contactos pertinentes, resolver las dificultades que surgen por el camino…
§ Creatividad: para hacer propuestas, para completar las ideas y sugerencias de los propios voluntarios, para renovar programas, actividades, métodos… haciendo siempre nueva la vida del grupo.
§ Motivación: esta última característica tiene aspectos en común con “creer en la solidaridad”, pero añade el matiz de la fuerza y la energía para impulsar y generar dinamismo y estímulo en el grupo. Todo coordinador es un animador y en esta característica de motivar (animar) el primero que debe estar animado es el animador.
Verdaderos y falsos reforzadores de la conducta voluntaria
El artículo 14 de la Ley Estatal de Voluntariado recoge como “incentivos del voluntariado” algunas medidas que supuestamente animarían a las personas a hacerse voluntarias y a permanecer en el voluntariado. Algunas de estas medidas, consecuencias o reforzadores, según la citada Ley, son
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“bonificaciones o reducciones en el uso de transporte…
-
así como la entrada en museos…”
Hay personas cuya opinión es muy parecida a lo que dice la Ley. Piensan que para que haya más voluntarios sería bueno “favorecerlos” con ciertas ventajas que reconozcan su labor gratuita y hagan del voluntariado un recurso social potente. Lo hemos oído muchas veces, sobre todo en boca de quienes estarían interesados en disponer de servicios de voluntarios. Obviamente se trata de una concepción diametralmente contraria a los principios del voluntariado, que no denota necesariamente mala fe en quienes la sostienen, sino que es simplemente el fruto de la idea tan elemental y extendida de considerar voluntariado todo aquello que se hace por los demás sin cobrar dinero.
En este mismo sentido apuntaba también una sugerencia a la comisión redactora de la Ley Andaluza del Voluntariado que proponía que las personas mayores que en su día pudieran necesitar el ingreso en una residencia asistida y hubieran sido voluntarias, tuvieran una bonificación adicional en el baremo por el que se determina la prioridad de ingreso en dicha institución.
Evidentemente esas formas de entender los mecanismos de la solidaridad son totalmente ajenas a la misma y se pueden entender, como fruto de un concepto muy superficial del voluntariado. Pero en todo caso no sólo no se deben rechazar sino que es necesario un trabajo clarificador que ponga de manifiesto que ese tipo de premios (refuerzos) no sólo son contrarios a la filosofía del voluntariado sino que acabarían contaminándolo. En caso de haber admitido la sugerencia de la bonificación para ingresar en una residencia, la alternativa de este libro de los “mayores solidarios” quedaría totalmente cuestionada porque cualquiera podría pensar que los mayores podrían apuntarse al voluntariado más “por si un día me hace falta” que por el desinterés y la gratuidad.
Por eso hay que afirmar con toda rotundidad que quien esté dispuesto a ejercer una supuesta solidaridad por los beneficios que de ella pueda obtener, sencillamente no sabe lo que es la solidaridad. El voluntario sólo se activa por una motivación altruista y cuando oye hablar de incentivos como los que sugiere la ley u otros parecidos, experimenta un rechazo espontáneo, natural y casi de sorpresa ante una propuesta tan lejana a sus expectativas. Por eso llamamos falsos reforzadores a todo incentivo extrínseco, material, que suponga un beneficio directo para el voluntario.
Debido al interés e importancia vital de esta cuestión hemos estudiado el sentir de los voluntarios y, adelantamos que lo que realmente incentiva la conducta solidaria y, sobre todo, anima a seguir y permanecer como voluntario: son los beneficios intrínsecos que repercuten directamente en el mejor funcionamiento del voluntariado organizado y en la satisfacción personal de los voluntarios.
Los verdaderos reforzadores, según el orden de importancia señalado por los propios voluntarios mayores, son
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la “coordinación”,
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la “formación” y el
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“reconocimiento moral” de su labor.
-
A esto habría que añadir el reforzador más fuerte de toda conducta que no es otro que el “éxito” de la misma.
En síntesis, lo mejor que podemos hacer para garantizar el funcionamiento, la pertenencia, la satisfacción, la continuidad… es
(a) trabajar por una coordinación ágil, eficiente, cercana; tener las ideas muy claras respecto al voluntariado y transmitirlas con idéntica claridad en
(b) la formación inicial que todo voluntario debería recibir así como en las reuniones habituales de coordinación;
(c) dar reconocimiento moral (intrínseco), no material (extrínseco) por su importante labor, a través de la felicitación personal por su buen hacer, mediante pequeños actos de homenaje y reconocimiento social -esto es una forma de decir ante la sociedad que lo que estas personas hacen es importante para la sociedad-; y, por supuesto, (
(d) el reforzador por excelencia serán las consecuencias positivas de su labor. Siempre que perciban que su actuación tiene buenos resultados para las personas, instituciones y proyectos en los que intervienen, la continuidad estará garantizada.
Vicente Pérez Cano