TRABAJAR EN EQUIPO

TRABAJAMOS EN EQUIPO

¿Otra reunión? ¡Uff!

	La reunión de trabajo es, por tanto, el espacio donde se toman decisiones consensuadas.
	La reunión es considerada como el procedimiento esencial de trabajo utilizado por los diferentes equipos para posibilitar el intercambio de ideas, pensamientos, actitudes o sentimientos entre sus componentes.
	Sin embargo, a menudo muchas personas dudan de su utilidad y eficacia
	Varias son las razones de esta negativa opinión:
	*Sensación de innumerables* reuniones y pérdida de tiempo. Reuniones no preparadas: se convoca, se acude y... ¡a ver qué pasa! Reuniones mal dirigidas o no dirigidas, al no emplear técnicas y estrategias adecuadas, o que acusan la falta de recursos procedimentales.** No se toman acuerdos ni se determina un plan de actuación posterior *Si se toma algún acuerdo, no se especifica* quién, cómo y cuándo se realizará el seguimiento y control de su puesta en práctica** El no llevar a efecto el acuerdo tomado invalida con frecuencia la eficacia de una nueva reunión

Tipología de las reuniones

		1	INFORMATIVAS	trasmitir una información necesaria o conveniente	comunicar información rueda de preguntas aclaraciones y respuestas Nota: existen otras formas mejores de informar
		2	CONSULTIVAS - DELIBERATIVAS	estudiar o analizar propuestas o soluciones a problemas	se analizan los pros y los contras no se toman decisiones
Según el OBJETIVO		3	FORMATIVAS	crear opinión y transmitir ideas	instruir modelar actitudes
	mantener el objetivo	4	DECISORIAS	tomar una decisión colegiada	discutida y debatida con anterioridad llevar propuestas concretas
Las reuniones no son de un tipo sólo. Los participantes han de conocer con antelación los temas de las reuniones y los objetivos del tratamiento de cada tema (tipo de reunión por su objetivo). La finalidad de una reunión está condicionada por el número de miembros: cierto número posibilita o incapacita para ciertas tareas. Hay que fijarse mucho en la duración.
		1	PEQUEÑO GRUPO (3-7)	ideales para un trabajo eficaz, tomar decisiones, todos participen	Equipos directivos, departamentos, equipos , comisiones... duración: 45 min - 1h.y 1/2
Según el número de MIEMBROS		2	MEDIANO GRUPO (8-20)	ideales para informar, formar o consultar	no para tomar decisiones. Duración 1/2h. o 1h. y 1/2
		3	GRAN GRUPO (21-40)	información, ratificar decisiones ya consensuadas	necesita exquisita preparación por parte del "animador" y de los "participantes". Duración ideal: 1 hora o 1 h. y 1/2
		4	ASAMBLEA ( >40)	sólo un objetivo informativo	asamblea de padres, de alumnos, claustros de centros muy grandes. Poco tiempo.

Variables a tener en cuenta respecto a una reunión

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A)	En función de miembros o asistentes a la reunión.
	*Cinco o menos de cinco*: La reunión consigue gran eficacia y participación e implicación de los asistentes. Tiene la dificultad, sin embargo, de potenciar las influencias personales. Corresponde esta modalidad a reuniones de Equipo Directivo y Coordinadores de Ciclo o Jefes de Departamento. Duración: entre 45 minutos y una hora.
	Entre cinco y siete miembros: Grupo de trabajo eficaz. Equilibrio entre todas las variables mencionadas que intervienen. Suele corresponder con reuniones de Ciclo, Departamento y reuniones de la Comisión de Coordinación Pedagógica. Duración: entre una hora y hora y media.
	Más de diez y menos de veinte: Creación de subgrupos de poder e influencia. Grupo no eficaz para la toma de decisiones. Duración: entre una hora y hora y media.
	Más de veinte: Grupo poco eficaz para el trabajo en reuniones. Grupos válidos para reuniones informativas y para ratificar acuerdos y decisiones que previamente ya se han trabajado y consensuado en comisiones . Duración adecuada: una hora.
B)	En función de las características del grupo. Nivel de participación e implicación. Grado de madurez. Grado de cohesión del grupo. Libertad en la constitución del grupo. Grupo constituido por imperativo legal-profesional.
C)	En función del Tiempo o duración de las reuniones. La duración de una reunión es una variable que debe tener en cuenta la persona o personas que la preparan o coordinan. Podemos señalar que, a mayor participación, mayor número de interacciones y mayor tiempo y duración de la reunión. Cuanto mayor es el grupo de personas en una reunión, aumenta progresivamente el número de interacciones y se necesita mayor tiempo para que el grupo pueda tomar una decisión o llegar a un acuerdo. Es conveniente y necesario conjugar, a la hora de plantear una reunión, el número de personas, tiempo disponible y el objetivo o finalidad de la reunión.
D)	En función del tema de la reunión. El tema o temas de la reunión aparece en el orden del día, que contiene los puntos a tratar.
E)	En función de la finalidad de la reunión Según la finalidad u objetivos, las reuniones se pueden clasificar en: informativas, consultivo-deliberativas, formativas y decisorias. La finalidad de la reunión se especifica en el objetivo u objetivos que se pretende alcanzar. Hay que distinguir perfectamente entre el tema y el objetivo o finalidad.

Requisitos para una reunión eficaz

1º Ser necesaria su convocatoria y celebración. La celebración de muchas reuniones, teniendo en cuenta el poco tiempo del que disponen las personas, o la dificultad para encontrar tiempos para reuniones, puede restar eficacia e implicación del voluntariado en las mismas.

2º Estar preparada, tanto por la persona que va a dirigir la reunión como por los participantes.

De hecho, si una reunión no está preparada, no debería celebrarse. Sería una gran pérdida de tiempo y restaría mucha eficacia a ésta y posteriores convocatorias.

Según la tipología de la reunión, ésta deberá estar preparada individualmente, por Equipos de voluntarios o por comisiones de trabajo.

3º Terminar en un Plan de Actuación, que posibilite la puesta en práctica, de los acuerdos y el seguimiento de las decisiones tomadas. Muchas reuniones son ineficaces porque a su conclusión no se concreta un plan para llevar a cabo las decisiones tomadas, donde se expliciten las tareas a realizar, las personas responsables, las actividades necesarias a desarrollar y sus responsables, la temporalización, etc.

4º Se cumplan los acuerdos

Si se quiere que una reunión, y las posteriores, sean eficaces es necesario que se ejecuten las decisiones tomadas y los acuerdos consensuados.

Si no se hace así, las reuniones posteriores serán puramente formalistas.

Cfr. Younis Hernández, José Antonio (Director) y varios, Habilidades de resolución de conflictos en contextos educativos. Ejes Cartesianos S.L. Septiembre 2002 Sta. Cruz de Tenerife